Ponizej Publikujemy fragmenty w pliku Word

 

PREZYDENTA RP

RAPORT OTWARCIA

STAN NA 6 SIERPNIA 2015 ROKU

 

 

LISTOPAD 2015

 

Celem dokumentu jest przedstawienie stanu Kancelarii Prezydenta RP na 6 sierpnia 2015 r.

Diagnoza została przeprowadzona w głównych obszarach:

 zarządczym,

 kadrowym, w tym budowy kompetencji własnych zasobów,

 finansowym.

 

Celem prac podjętych w ramach Raportu otwarcia jest ustalenie stanu faktycznego zasobów, za które przejął odpowiedzialność nowy Szef Kancelarii oraz identyfikacja zainicjowanych przed dniem 6 sierpnia 2015 roku zdarzeń i działań, w sposób istotny wpływających na funkcjonowanie nowego Kierownictwa Kancelarii Prezydenta.

 

Podjęte działania miały charakter a n a l i z y z a r z ą d c z e j i zmierzały przede wszystkim

do:

1) weryfikacji zdolności Urzędu do realizacji zadań statutowych,

2) zdefiniowania szans i zagrożeń funkcjonowania Urzędu,

3) zidentyfikowania mocnych i słabych stron funkcjonowania Urzędu oraz wskazania niezbędnych zmian i harmonogramu ich wdrożenia.

 

Metodyka prac nad Raportem obejmowała analizę dostępnej dokumentacji pochodzącej z kontroli wewnętrznych, audytów wewnętrznych i audytów informatycznych przeprowadzanych przez zewnętrzne firmy doradcze, ankiet sporządzonych przez kierujących komórkami organizacyjnymi w Kancelarii, sprawozdań finansowych.

 

Sporządzając Raport opierano się również na założeniach będących elementami każdego procesu tj.:

 planowania,

 wykonania,

 monitoringu,

 ewaluacji i modyfikacji,

gdzie takie podejście stwarza warunki dla realizacji zadań publicznych w sposób przemyślany, oszczędny, z wykorzystaniem właściwych zasobów, tworząc wiedzę instytucjonalną i nieustannie doskonaląc organizację.

 

 

Dokument zawiera wnioski i rekomendacje dotyczące działań koniecznych do podjęcia w celu stworzenia optymalnych warunków działania Urzędu.

[...]

Struktura Kancelarii ma charakter funkcjonalny skupiony wokół norm kompetencyjnych określonych w Konstytucji. W strukturze Kancelarii działają również komórki organizacyjne realizujące funkcje wspierające.

 

1. Strukturę organizacyjną Kancelarii Prezydenta określało zarządzenie Prezydenta RPz 28 marca 2008 roku w sprawie nadania statutu Kancelarii Prezydenta RP, którego treśćw okresie do marca 2009 roku zmieniano sześciokrotnie. Po tej dacie kolejna zmiana nastąpiła  zarządzeniem Prezydenta RP z 16 lipca 2015r. zmieniającym zarządzeniew sprawie nadania statutu Kancelarii Prezydenta RP i weszła w życie 31 lipca 2015 r.

 

Generalnie uznaje się, iż reorganizację przeprowadza się w celu dostosowania Urzędudo nowych zadań albo poprawy efektywności jego działania. Do zmiany statutu Kancelarii i regulaminu organizacyjnego z 16 lipca br. znoszącej zespoły w Gabinecie Prezydenta oraz stanowisko Szefa Gabinetu Prezydenta nie podano rzetelnego uzasadnienia.

Likwidacja stanowisk kierujących zespołami wydaje się niezasadna w sytuacji zarówno bardzo szeroko zakrojonych wcześniej zadań Szefa Gabinetu, jak i relatywnie dużej – w odniesieniu do innych biur – liczebności kadrowej. Jedynym wyjaśnieniem podjętych decyzji jest faktycznie późniejsze wypłacenie wysokich odpraw pracownikom zatrudnionym na likwidowanych stanowiskach.

 

Wprowadzenie powyższych zmian organizacyjnych miało miejsce w ostatnichtygodniach i dniach prezydentury Bronisława Komorowskiego. Trudno znaleźć obiektywne uzasadnienie dla tego typu zmian pod koniec kadencji Prezydenta, poza chęcią wypłaty wysokich odpraw bliskim współpracownikom ustępującego z urzędu Prezydenta.

 

2. W zakresie planowania pracy Kancelarii Prezydenta bardzo szerokie kompetencje koordynacyjne przysługiwały Szefowi Gabinetu Prezydenta, pozostającemu w randze dyrektora oraz podlegającemu mu Gabinetowi Prezydenta. Polegały one na zapewnieniu organizacji i koordynacji aktywności Prezydenta, organizacji kompleksowej obsługi merytorycznej Prezydenta i Szefa Kancelarii, planowaniu działań Prezydenta i Kancelarii na okres kadencji, planowaniu komunikacji zewnętrznej. Były to zadania zarówno o charakterze bieżącym, jak i strategicznym, politycznym i organizacyjnym, wewnętrznym (obsługa merytoryczna) i zewnętrznym (komunikacja).

 

3. Stwierdzono – na podstawie informacji od kierujących komórkami organizacyjnymi– podstawowy brak: nie wprowadzono systemu planowania i monitorowania zadań poszczególnych komórek Kancelarii.

 

4. Przyjęta struktura organizacyjna nie była jednolicie zdefiniowana na poziomie wewnętrznej struktury organizacyjnej komórek. Nie zostały wprowadzone niższe stanowiska kierownicze.

 

5. W 2015 roku kontynuowano realizację III Prezydenckiego Programu Eksperckiego (dalej: PPE) – Laboratorium Idei, który obejmował prowadzenie prac analitycznych, również w zakresie zadań przypisanych poszczególnym komórkom organizacyjnym, poprzez ich udział w pracach merytorycznych dotyczących obszarów o strategicznym znaczeniu dla Prezydenta RP.

Pierwotnie PPE koncentrował się na obszarach szczególnie ważnych z perspektywy urzędu Prezydenta RP: polityce zagranicznej i bezpieczeństwie, państwie wspierającym rozwój oraz nowoczesnym patriotyzmie. Eksperci realizowali własne projekty istotne

w kontekście potrzeb modernizacyjnych kraju i pełnili funkcje konsultacyjno-doradcze1

.

 

Dobrym przykładem są opracowania związane z badaniami na temat godzenia pracy zawodowej z życiem rodzinnym.

 

Z drugiej strony były wykonywane prace, których wartość dodana dla Kancelarii, miała charakter znikomy. Przykładem są m.in. wykonanie zadań takich jak:

 

a) stworzenie listy polskich artystów o znaczeniu międzynarodowym,

b) prace w ramach grupy PPE - prace części ekspertów w ramach PPE – w szczególności w 2015 roku – polegały już nie na pracy analitycznej,

 

 

1Na podstawie:  http://www.prezydent.pl/archiwum-bronislawa-komorowskiego/laboratorium-idei/oprogramie/

czy realizowaniu ramowych programów, ale na obsłudze Biura Prezydenta poprzez m.in. przegląd mediów na wybrane tematy, czy też przygotowywanie też do przemówień i spotkań w różnych instytucjach oraz sytuacjach podyktowanych

prezydencką kampanią wyborczą.

 

Ostatnie umowy zlecenia w ramach PPE Szef Kancelarii podpisał między 20 lipca a 5 sierpnia 2015 r. na łączną kwotę 199 600,00 złotych. Tak więc w ostatnich dniach kadencji przekazano do zewnętrznej realizacji zadania dotyczące kwestii programowych ustępującego z urzędu Prezydenta RP. Wydatki na Prezydencki Program Eksperckikształtowały się następująco:

 

Rok  Wartość zawartych umów w zł

2012  307 000,00 zł

2013  167 500,00 zł

2014  449 405,00 zł

2015 *)  425 700,00 zł

*) dane za okres do 6 sierpnia 2015 roku

 

Dodatkowym kosztem realizacji Programu było również zapewnienie mieszkania dla jednego z ekspertów na okres od 12 września 2012 roku do 11 czerwca 2013 roku kosztującego Kancelarię łącznie 8 398,60 złotych.

 

Z powyższej analizy wynika, że Kancelaria obrała taktykę „budowania” zapleczaeksperckiego i bazowanie na jego wiedzy oraz potencjale bazując w dużej mierzena zewnętrznych współpracownikach.

 

6. Przy Kancelarii Prezydenta RP działa Centrum Obsługi Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej będące instytucją gospodarki budżetowej realizującą zadania na rzecz Kancelarii w zakresie obsługi gospodarczej, techniczno-remontowej, inwestycyjnej, porządkowej, teleinformatycznej, kancelaryjnej, usług wydawniczych i poligraficznych oraz obsługi recepcyjnej, transportowej, hotelarskiej, gastronomicznej, szkoleniowej, rekreacyjnej, gospodarki materiałowej i zaopatrzenia.

 

W zakresie kształtowania struktur organizacyjnych w Centrum Obsługi KPRP pod koniec kadencji obrano odwrotny kierunek zmian niż w Kancelarii. W CO KPRP dokonano licznych zatrudnień, w tym na stanowiskach dyrektorskich i kierowniczych.

 

W dniu 11 czerwca 2015r. został wprowadzony nowy regulamin organizacyjny, tworzący m.in. dodatkowy pion w strukturach CO KPRP. Dokonując zmiany regulaminu organizacyjnego CO KPRP podzielono istniejące komórki organizacyjne na mniejsze, skutkiem czego utworzono 5 dodatkowych stanowisk kierowniczych. Tego samego dnia 11 czerwca br. dokonano zmiany warunków pracy i płacy dyrektora CO KPRP, zwiększając przysługujące mu wynagrodzenie z tytułu wygaśnięcia stosunku pracy z 3 do 6 miesięcy, wydłużając jednocześnie okres wypowiedzenia z trzymiesięcznego - przewidzianego w Kodeksie Pracy na 6-cio miesięczny.

 

Następnie, w dniu 3 sierpnia 2015 r. rozwiązano umowę o pracę z dyrektorem Centrum Obsługi KPRP, w efekcie czego nabył on prawo do otrzymania 10-cio miesięcznych poborów oraz dodatkowej odprawy z tytułu rozwiązania umowy z przyczyn niedotyczących pracowników w wysokości 2 krotności miesięcznego wynagrodzenia, co daje łącznie kwotę 242 537,90 złotych. Koszty będące skutkiem tych decyzji obciążają plan finansowy Kancelarii, na podstawie którego dokonywane są opłaty na rzecz CO KPRP.

 

1. Położyć nacisk na budowę przede wszystkim własnych kompetencji Kancelarii;

2. Wzmocnić kompetencje analityczne pracowników.

 

2.2 STAN FINANSOWY NA 6 SIERPNIA 2015 R.

Plan finansowy Kancelarii obejmuje dwa działy klasyfikacji budżetowej:

 Dział 751 „Urzędy naczelnych organów władzy państwowej, kontroli i ochrony prawa

oraz sądownictwa”, który dzieli się na kolejne Rozdziały:

 75101 – Urzędy naczelnych organów władzy państwowej, kontroli i ochrony

prawa (dalej jako „Zadania KPRP”),

 75103 – Biuro Bezpieczeństwa Narodowego (BBN),

 75106 – Odznaczenia państwowe,

 75195 – Pozostała działalność, obejmująca głównie obsługę biur byłych

Prezydentów RP, bieżące wydatki SKOZK;

 Dział 921 „Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego”.

Wydatki Działu 751 w planie finansowym Kancelarii na 2015 rok zostały ustalone

podobnie jak w kilku ostatnich latach na poziomie 137 mln złotych.

W Dziale 751 w okresie pierwszych siedmiu miesięcy 2015 roku wydatkowano

73 031 863,24 złotych. Była to kwota wyższa o 3 031 863,24 złotych od przewidzianej

w harmonogramie wydatków z 2 stycznia 2015 zatwierdzonym przez Zastępcę Szefa

Kancelarii Prezydenta RP.

Przez siedem miesięcy 2015 roku w Dziale 751 wydatkowano 53,1% środków

przewidzianych w planie finansowym Kancelarii. Razem z zaciągniętymi zobowiązaniami

na 6 sierpnia 2015 roku zaangażowanie planu finansowego w Dziale 751 wynosiło 88,8%

 

ŚRODKI NA WYNAGRODZENIA

1. Wykonanie i zaangażowanie środków w stosunku do zmienionego 2 lipca 2015 roku

planu finansowego KPRP wyniosło 99,59%. Skutkiem zaciągniętych w lipcu 2015 roku

zobowiązań związanych z wypłatą odpraw dla zwalnianych pracowników było

ryzyko przekroczenia zaangażowania środków finansowych w stosunku do planu

finansowego, co stwarzało zagrożenie naruszenia dyscypliny finansów publicznych

i dlatego nastąpiło zwiększenie funduszu na wynagrodzenia w KPRP o kwotę 1 066 tys.

złotych poprzez przeniesienie środków z funduszu wynagrodzeń zaplanowanych

dla Biura Bezpieczeństwa Narodowego.

2. W czerwcu i lipcu 2015 roku nastąpił znaczący wzrost wypłaconych wynagrodzeń rok

do roku łącznie o kwotę 688 297,18 złotych.

3. Decyzją z 5 sierpnia 2015 roku zwiększono wydatki osobowe niezaliczane

do wynagrodzeń (§ 3020) o kwotę 200 tys. złotych głównie ze środków zaplanowanych

na fundusz wynagrodzeń (§ 4010). Z tytułów prawnych (zwolnień pracowników)

zaciągniętych do 6 sierpnia 2015 roku KPRP wypłaciła w sierpniu i wrześniu

odszkodowania w łącznej kwocie 558 829,69 złotych. Natomiast w kolejnych okresach

obciążenie wydatków KPRP ze względu na zwolnienia pracowników wykonane

przed 6 sierpnia 2015 roku wyniosą kolejne 105 912,00 złotych, co łącznie obciąży

plan finansowy KPRP nieplanowaną kwotą 664 741,69 złotych.

4. Z kwoty 1 750 tys. zł przeznaczonej na wynagrodzenia bezosobowe (umowy na zlecenie

i dzieło) na dzień 6 sierpnia 2015 r. wykorzystano 84,60% środków.

WYDATKI RZECZOWE

Wydatki rzeczowe Działu 751 są istotną grupą wydatków w planie finansowym

Kancelarii, na którą przewidziano w 2015 roku łącznie kwotę 73 673 000,00 złotych.

W okresie pierwszych siedmiu miesięcy 2015 roku w tej grupie wydatkowano łącznie

41 925 013,75 złotych, co odpowiada 57% kwoty planu finansowego KPRP w Dziale 751.

Na 6 sierpnia 2015 roku na zakup materiałów i wyposażenia (§ 4210) wykonano 77,37%

planu finansowego Zadań KPRP po zmianach, a włączając zaciągnięte zobowiązania

na ostatni dzień urzędowania byłego Prezydenta zaangażowanie tej pozycji wynosiło

89,1% planu.

Najistotniejszą grupę wydatków na Zadania KPRP stanowi zakup usług pozostałych

(§ 4300):

1. W okresie styczeń – lipiec 2015 roku wydatkowano na zakup usług pozostałych

na Zadania Kancelarii łącznie kwotę 28 345 229,29 złotych z 45 855 000,00 złotych

przewidzianych na cały rok w planie finansowym (po zmianie z 2 lipca 2015 roku).

Stanowi to 61,81% zaplanowanych środków.

2. Zidentyfikowano możliwość wystąpienia ryzyka polegającego na naruszeniu dyscypliny

finansów publicznych w związku z poziomem zaangażowania na 6 sierpnia 2015 roku

środków finansowych w wydatkach rzeczowych. Wykazano brak możliwości pokrycia

potrzeb i zaciągniętych zobowiązań na łączną kwotę ponad 3 mln złotych. Koniecznie

było zatem podjęcie przez nowe kierownictwo Kancelarii natychmiastowych działań

naprawczych polegających na wdrożeniu oszczędności oraz przeniesieniu brakującej

kwoty z wydatków majątkowych. Szef Kancelarii zwrócił się w związku z tym do Ministra

Finansów ze stosownym wnioskiem.

Dodatkowo na podstawie wykonanych analiz potrzeb i zaciągniętych zobowiązań podjęto

zdecydowane działania poszukiwania oszczędności. Przy wykazanym wysokim

zaangażowaniu środków konieczna była weryfikacja zawartych już umów pod kątem

możliwości dokonania rezygnacji z części dostaw lub usług. Stwierdzono istnienie

w zawartych umowach postanowień o braku możliwości dokonania ich wypowiedzenia.

WYDATKI NA ODZNACZENIA

Jednym z istotnych zadań realizowanych przez Kancelarię jest finansowanie wydatków

związanych z przyznawaniem przez Prezydenta RP odznaczeń państwowych

(Rozdział 75106). Do lipca 2015 roku nastąpiło wydatkowanie 3 229 719,11 złotych,

co stanowiło kwotę o 833,8 tys. złotych (34,80%) wyższą w relacji do analogicznego okresu

roku poprzedniego.

WNIOSKI

Podjęte w ostatnich dniach i tygodniach działania przez ustępujące kierownictwo

Kancelarii w zakresie spraw kadrowych i organizacyjnych nie znajduje żadnego uzasadnienia

merytorycznego. Nastąpiło istotne zaangażowanie środków finansowych w głównych

grupach wydatków Kancelarii, tj. w wynagrodzeniach osobowych, wynagrodzeniach

bezosobowych, zakupach materiałów i wyposażenia oraz w zakupie usług pozostałych.

W Kancelarii nie były tworzone plany rzeczowo-finansowe poszczególnych biur.

 

Rekomendacje:

1. Wdrożyć zasadę przygotowywania rocznych jednostkowych planów rzeczowofinansowych

przez komórki organizacyjne;

2. Wprowadzić planowanie i monitoring wykonania planów finansowych w podziale

na poszczególne bieżące zadania/ komórki organizacyjne;

3. Włączyć w etap planowania identyfikację ryzyk związanych z realizacją zadań

i wykonaniem planu finansowego KPRP;

4. Wdrożyć proces opracowywania cyklicznych analiz wykonania jednostkowych planów

rzeczowo-finansowych poszczególnych komórek organizacyjnych oraz planu

finansowego KPRP.

2.3 STAN KADROWY NA 6 SIERPNIA 2015

1. Zaplanowany stan zatrudnienia na 2015 rok w Rozdziale 75101 wynosił 328 etatów.

2. Liczba urzędników mianowanych wynosiła 28 osób.

ZMIANY KADROWE

1. Nowe zatrudnienia w okresie od 24 maja do 6 sierpnia 2015 r.:

 8 pracownikom zmieniono umowy terminowe na umowy na czas nieokreślony;

 zatrudniono 6 pracowników, w tym 2 osoby po zakończeniu umów cywilno-prawnych

(umowa na czas nieokreślony i umowa na zastępstwo).

2. Liczba pracowników awansowanych, w tym przed rozwiązaniem stosunku pracy:

 14 pracowników otrzymało awans w okresie od 24 maja do 6 sierpnia 2015 r.,

w tym 5 przed rozwiązaniem stosunku pracy.

3. Liczba pracowników, którzy otrzymali podwyżki:

 w okresie maj – sierpień podwyżki otrzymało 15 pracowników Kancelarii Prezydenta

RP;

 widełki podwyżek 200 – 1 200 zł.

4. Liczba pracowników, którzy otrzymali nagrody - w okresie maj-sierpień - 328 osób.

Łączna kwota nagród wyniosła 1 490 150 zł.

5. Trzech pracowników rozwiązało umowę o pracę z Kancelarią Prezydenta RP, w związku

z przejściem do pracy w sztabie wyborczym ówczesnego prezydenta. Pracownikom

tym zostały wypłacone ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz dni

nadpracowane i godziny ponadnormatywne w łącznej wysokości 57 133,39 zł.

Pracownicy ci zostali ponownie zatrudnieni (dwóch pracowników od 27 maja 2015 r.,

a jeden pracownik od 1 czerwca 2015 r.). Ponadto, jeden z nich od 27 maja 2015 r.

otrzymał awans, a dwóch przy ponownym zatrudnieniu w KPRP otrzymało podwyżkę

wynagrodzenia.

6. Trzynastu pracowników otrzymało dwumiesięczne odprawy pieniężne z uwagi

na rozwiązywanie z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących

pracowników tj. likwidacji miejsca pracy w łącznej kwocie 221 442 zł.

7. Jedenastu pracownikom uprawnionym do rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem

trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia skrócono okres wypowiedzenia do jednego

miesiąca. Skutkowało to koniecznością wypłacenia każdemu z nich odszkodowania

w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia, co łącznie oznaczało wydatek 190 874 zł.

8. Łączna kwota wypłaconych odszkodowań i odpraw dla trzynastu pracowników Gabinetu

Prezydenta wyniosła 412 316 zł.

9. Z uwagi na zastosowany skrócony okres wypowiedzenia, a co za tym idzie niemożność

odebrania nadpracowanych dni i wykorzystania zaległego urlopu, pracownikom zostały

wypłacone także należne ekwiwalenty w łącznej kwocie 174 922,27 zł.

10. Niewykorzystane urlopy, dni nadpracowane zewidencjonowane na 6 sierpnia to łącznie

dla całej Kancelarii:

 2 829 dni zaległego urlopu wypoczynkowego,

 1 477 dni do odbioru za pracę w dni wolne od pracy,

 1 489 godzin ponadnormatywnych, oraz 381 godzin nocnych.

Część z tych osób w związku ze skróconym okresem wypowiedzenia umów o pracę

oraz w konsekwencji z brakiem możliwości odbioru tych dni otrzymała ekwiwalent

finansowy sięgający nawet 30 624,29 zł na pracownika.

11. Łączna kwota wypłaconych odpraw, odszkodowań oraz wypłaconych należnych

ekwiwalentów dla pracowników Gabinetu Prezydenta wyniosła 587 238,27 zł.

 Najwyższa wypłacona kwota dla jednego pracownika Gabinetu Prezydenta

wyniosła 81.064,29 zł.

 Kolejne wypłacone kwoty na poszczególnych pracowników wyniosły:

52.383,69 zł, 50.994,85 zł, 50 955,42 zł, 45.812,77 zł, 45.136,17 zł, 45.120,00 zł,

45.518,50 zł, 44.064,00 zł, 43.936,24 zł, 39.761,43 zł, 26.490,91 zł, 17.000,00 zł.

Pracownikom tym, również w okresie od 24 maja do 6 sierpnia 2015 roku wypłacone

zostały nagrody uznaniowe w łącznej wysokości 80 900 złotych.

12. W Kancelarii zatrudnieni są także pracownicy, którzy od 6 sierpnia br. przebywają

na zaległych urlopach lub odbierają nadpracowane dni i do pracy powrócą w przyszłym

roku, najdalej w lutym 2016 r.

13. Ponadto, Pracodawca (Kancelaria) po 24 maja br. podjął decyzję o rozwiązaniu

z pracownikami umów o pracę na mocy porozumienia stron. Do 6 sierpnia 2015 r.

rozwiązaniu uległo osiem umów o pracę w tym trybie, a jedna w związku reorganizacją.

Siedmiu pracownikom, pracodawca wypłacił należne ekwiwalenty za niewykorzystane

urlopy wypoczynkowe oraz dni i godziny przepracowane w ponadnormatywnym

czasie pracy w łącznej kwocie 107 037,58 zł. W związku z brakiem zobowiązania

pracowników do wykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego oraz dni

i godzin ponadnormatywnych, najwyższe wypłacone należności finansowe dla jednego

pracownika sięgnęły 38 797,72 zł.

14. Przyjęta w okresie 24 maja – 6 sierpnia 2015 r. praktyka zatrudniania pracowników,

przyznawania nagród, wypłaty wysokich ekwiwalentów pozostawała w sprzeczności

z możliwościami planu finansowego Kancelarii. Wysoki poziom zaangażowania środków

na wynagrodzenia przez ówczesne Kierownictwo znacząco utrudniło nowemu Szefowi

Kancelarii kształtowanie polityki kadrowej Urzędu, zgodnie z przysługującymi

kompetencjami.

2.4 MECHANIZMY ZARZĄDCZE

PODEJŚCIE PROCESOWE

Kancelaria podejmowała kroki zmierzające do ujęcia jej podstawowej działalności

w formule procesowej. Dla niektórych obszarów działalności jednostki opracowano karty

i tabele procesów, zawierające opis działań.

Dokonano opisu przebiegu części procesów realizowanych w Kancelarii, nie wdrożono

jednak zarządzania procesowego. W efekcie, mimo znacznego wkładu pracy i zaangażowania

pracowników, Kancelaria funkcjonuje na identycznych zasadach jak przed podjęciem działań.

Uzupełnieniem zarządzania procesowego powinno być zarządzanie ryzykiem,

obejmujące identyfikację, analizę i ewaluację ryzyka. Wraz z identyfikacją ryzyka tworzone

powinny być plany postępowania z ryzykiem. Wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem było

częściowe, angażujące zasoby, natomiast nie prowadzące do polepszenia funkcjonowania

organizacji.

KONTROLA ZARZĄDCZA

Odnotowano pozytywne przejawy funkcjonowania kontroli zarządczej. Dotyczy

to przede wszystkim zapewnienia pracownikom dostępu do narzędzi niezbędnych

do wykonywania pracy – np. systemu informacji prawnej LEX, na bieżąco aktualizowanej

treści Intranetu, zbioru wewnętrznych przepisów prawa. Dodatkowo opracowano niezbędną

dokumentację w obszarze ochrony danych osobowych, kontroli finansowej zdarzeń

gospodarczych, organizowano szkolenia wewnętrzne, czy też przeprowadzono samoocenę

wśród pracowników Kancelarii.

Biorąc powyższe pod uwagę, można stwierdzić, że w ograniczonym stopniu

funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza w Kancelarii,

której zasady zostały określone w art. 68 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych

oraz standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Podstawowymi

niedoskonałościami zdiagnozowanymi w systemie kontroli zarządczej jest między innymi:

1) Niewdrożenie mechanizmu planowania pracy Kancelarii i komórek organizacyjnych;

2) Niewyznaczanie celów i mierników;

3) Funkcjonowanie elementów systemu zarządzania ciągłością działania, brak spójnego

i kompleksowego planu działania na wypadek wystąpienia sytuacji kryzysowej;

4) Niepowołanie w Kancelarii rzecznika dyscyplinarnego oraz komisji dyscyplinarnych

I i II instancji dla pracowników mianowanych, pomimo ustawowego obowiązku ich

powołania;

5) Brak sprawnego systemu komunikacji wewnętrznej. Najistotniejszymi problemami

wskazywanymi przez kierowników komórek organizacyjnych były: brak informacji

o strategii działania i projektach realizowanych w innych biurach oraz brak skutecznej

koordynacji w przypadku projektów angażujących pracowników różnych biur.

Rekomendacje:

1. Rozwijać system kontroli zarządczej, przypisać odpowiedzialność za nadzór nad

działaniem kontroli zarządczej jednej z komórek organizacyjnych, wprowadzić

zarządzanie ryzykiem;

2. Wdrożyć podejście procesowe;

3. Dokonać przeglądu procedur Urzędu;

4. Usprawnić komunikację wewnętrzną Kancelarii.

5. Powołać rzecznika dyscyplinarnego oraz komisje dyscyplinarne.

 

3. FUNKCJONOWANIE KANCELARII

3.1 PLANOWANIE DZIAŁAŃ KANCELARII

Planowanie powinno stanowić pierwszy etap realizacji każdego przedsięwzięcia.

Zakładać powinno przede wszystkim ustalenie celów, uzasadnienia oraz projektowaną wizję

zmienianego obszaru, a także określenie przewidywanych problemów w realizacji

przedsięwzięcia oraz potrzebnych zasobów. Rezultatem tego procesu powinien

być udokumentowany plan zawierający powyższej wskazane elementy.

Planowanie powinno przynieść organizacji wymierne efekty na przykład w postaci

obniżenia kosztów funkcjonowania, poprawy terminowości realizacji zadań, lepszej

organizacji pracy, realizacji celu etc. Aby określić, czy powyższy proces został zastosowany

w przedsięwzięciach realizowanych przez Kancelarię, dokonano przeglądu wybranych

projektów i działań, realizowanych w latach 2014-2015. Przyjęto założenie, że jakość procesu

planowania powinna być wprost proporcjonalna do wysokości środków publicznych

wydatkowanych w ramach przedsięwzięcia. Wynika to z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy

o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane

w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów

z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu

założonych celów.

Podkreślenia wymaga fakt, że Kancelaria nie wdrożyła do 6 sierpnia br. zasad

planowania wydatków przez komórki organizacyjne, tym samym komórki nie posiadają

przydzielonych planów finansowych (z wyjątkiem wydatków majątkowych i remontowych).

Wydatki części 01 – Kancelaria Prezydenta RP na 2015 rok zaplanowano biorąc pod uwagę

utrzymanie ogólnej kwoty środków na poziomie 100% wydatków roku ubiegłego.

Koszty związane z funkcjonowaniem Kancelarii szacowano na podstawie wykonania

z lat ubiegłych.

Takie podejście wynika również z braku wykorzystania „narzędzi”, pozwalających

na monitorowanie przez służby finansowo-księgowe wykonania planu finansowego

na poziomie komórki organizacyjnej. Do brakujących narzędzi można zaliczyć nie tylko

brak procedur planowania i monitorowania wykonania planów, ale przede wszystkim

brak grupowania wydatków w księgach rachunkowych na bazie poszczególnych komórek

organizacyjnych będących miejscami powstawania kosztów.

PRZYKŁADOWE PROJEKTY I ZADANIA – REALIZACJA

I. 70 ROCZNICA ZAKOŃCZENIA II WOJNY ŚWIATOWEJ

Jednym z największych projektów realizowanych przez Kancelarię w roku 2015 były

obchody 70. rocznicy zakończenia drugiej wojny światowej. Uroczystość zorganizowana

została w dniach 7-8 maja 2015 r. na Westerplatte z udziałem przedstawicieli zaproszonych

państw.

Realizacja powyższego projektu stanowi przykład braku wykorzystania procesu

planowania jako podstawowego narzędzia do organizacji pracy. Planowanie umożliwia

określenie niezbędnych zasobów, wpisuje konkretne działania w ramy czasowe oraz pozwala

na uprzednie podjęcie działań. Pomimo, że Kancelaria dysponowała wiedzą co do zbliżającej

się rocznicy zakończenia II wojny światowej działania organizacyjne zostały podjęte

zbyt późno, co miało wymierny wpływ na wysokość poniesionych wydatków.

Nie przeprowadzono rozeznania rynkowego kosztów przedsięwzięcia. Jako uzasadnienie

wskazano „… konieczność pilnej realizacji zamówienia oraz fakt, iż przedmiotem zamówienia

są także usługi o charakterze niepriorytetowym …”, tym samym podjęło decyzję

o odstąpieniu od rozeznania rynku.

Wartość szacunkowa zamówienia została określona 24 kwietnia 2015 r. na podstawie

prowadzonych negocjacji zakończonych przedstawieniem oferty przez Wykonawcę

- to jest zaledwie na 2 tygodnie przed rozpoczęciem uroczystości. W konsekwencji dokonano

wydatkowania 1 597 843,80 zł.

Należy odnotować, że ten sam wykonawca realizował w poprzedzającym półroczu

zlecenia na: „przygotowanie oprawy artystycznej uroczystości wręczenia Nagrody Pary

Prezydenckiej za wybitne osiągnięcia w twórczości dla dzieci i młodzieży, w szczególności:

przygotowanie scenariusza, reżyserii i prowadzenia uroczystości” o wartości 37 000 zł

(umowa z grudnia 2014 r.) oraz przygotowanie oprawy artystycznej uroczystości

podsumowania obchodów 25-lecia wolności w Polsce "25 lat wolności - dziękujemy"

o wartości 74 390 zł (umowa ze stycznia 2015 r.).

II. PROJEKT ARCHIWA PRZEŁOMU 1989-1991

Projekt realizowany wspólnie przez Archiwum Kancelarii Prezydenta oraz Kancelarię

Senatu od czerwca 2011 r. Podstawowym celem projektu jest stworzenie ogólnopolskiego

internetowego katalogu materiałów archiwalnych z okresu przełomu 1989-1991, dostępnego

na potrzeby naukowców, studentów, młodzieży, uczniów oraz wszystkich zainteresowanych

najnowszą historią Polski. W praktyce oznacza to odszukanie, zgromadzenie, zeskanowanie

i udostępnienie w Internecie kopii cyfrowych oryginalnych dokumentów, fotografii i innych

materiałów ikonograficznych, audiowizualnych z pierwszych lat polskiej transformacji

ustrojowej, politycznej, gospodarczej, kulturowej i społecznej. Projekt ma ułatwić

społeczeństwu dostęp do źródłowych materiałów dotyczących najnowszej historii RP i ocalić

dla przyszłych pokoleń rozproszoną w kraju i zagranicą dokumentację z najnowszej historii

Rzeczypospolitej Polski. Realizacja projektu prowadzona jest w dwóch płaszczyznach:

historyczno-archiwalnej oraz edukacyjnej z myślą o młodzieży szkolnej. Dla projektu

opracowana została Karta Projektu, zawierająca strukturę projektu, opis najważniejszych

działań, uzasadnienie biznesowe, harmonogram działań oraz budżet projektu. W ramach

projektu przygotowany został portal www.archiwaprzelomu.pl, wdrożono bazę danych ZEUS

oraz oprogramowanie do opracowywania i katalogowania dokumentacji HERMES.

III. ZADANIE DOT. ZAPEWNIENIA DOSTĘPU DO BIEŻĄCYCH INFORMACJI Z MEDIÓW

Jednym z istotniejszych zadań aparatu pomocniczego jest zapewnienie kierownictwu

dostępu do informacji o bieżących wydarzeniach z dziedziny polityki, ekonomii, prawa

oraz kultury. W praktyce urzędy wywiązują się z tego obowiązku przez zapewnienie dostępu

do prasy, systemów informacji prawnej, analiz z danej dziedziny życia społecznego itp.

Kancelaria dysponuje własną obsługą prasową, przegląd prasy był wykonywany w oparciu

o zespół własnych pracowników, 2 serwisy zewnętrzne, umowy – zlecenia oraz pracę

eksperta Prezydenckiego Programu Eksperckiego – Laboratorium Idei.

Koszty na przedmiotowe zadanie w latach 2012-2015 kształtowały się następująco:

Rok Średnioroczny wydatek

2012 39 852,00 zł

2013 86 568,00 zł

2014 120 000,00 zł

2015 121 153,60 zł

Powyższe zestawienie nie ujmujące kosztów wynagrodzeń pracowników, wykonujących

te zadania w KPRP ani kosztów zakupu prasy , ale wskazuje to na znaczny (ponad trzykrotny)

wzrost wydatków pomiędzy 2012 a 2015 rokiem.

Podstawowymi zdiagnozowanymi niedociągnięciami w procesie planowania projektów

i zadań w Kancelarii są:

 niewłaściwe planowanie potrzeb oraz zasobów Urzędu,

 zbyt późne podejmowanie działań skutkujących brakiem możliwości dokonania

rozeznania rynkowego.

IV. PRZEKAZANIE MAJĄTKU NA BIURO BYŁEGO PREZYDENTA

Zasady regulujące wsparcie prowadzenia biura byłego Prezydenta RP zostały określone

w ustawie z dnia 30 maja 1996 r. o uposażeniu byłego Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej

(Dz.U. Nr 75, poz. 356, z późn. zm.).

Byłemu Prezydentowi przysługują środki finansowe na prowadzenie biura w wysokości

i na zasadach określonych dla posłów otrzymujących środki finansowe na utworzenie,

funkcjonowanie i finansowanie biura poselskiego.

6 sierpnia 2015 r. ówczesny Szef Kancelarii Prezydenta zawarł z pełnomocnikiem

Bronisława Komorowskiego umowę użyczenia przez Kancelarię mebli i sprzętu o wartości

ewidencyjnej 75 tys, zł w związku z utworzeniem biura byłego Prezydenta. Meble

i wyposażenie były przekazywane przed zawarciem umowy na przełomie lipca i sierpnia 2015

roku (30, 31 lipca, 3 i 6 sierpnia).

Użyczone meble znajdowały się w trzech obiektach: w Pałacu Prezydenckim, Belwederze

oraz w budynku przy ul. Wiejskiej 10 i stanowiły niezbędne do pracy oraz funkcjonowania

Urzędu wyposażenie. Użyczone przedmioty stanowiły komplet i stały element wystroju

pomieszczeń i gabinetów w szczególności Pałacu Prezydenckiego oraz Belwederu.

Ich zdekompletowanie spowodowało ograniczenie możliwości zachowania jednolitych

standardów wyposażenia gabinetów.

Do zawarcia umowy doszło 6 sierpnia 2015 r., to jest w dniu w którym – do czasu

zaprzysiężenia – urząd sprawował Bronisław Komorowski. Pozostaje wątpliwość,

czy działanie takie jest zgodne z przepisami prawa, które określają, że uprawnienia

przysługują wyłącznie byłemu Prezydentowi.

Przepisy zostały zatem skonstruowane w taki sposób, aby o zakresie wsparcia

w tworzeniu biura decydowało nowe kierownictwo Kancelarii. W opisanej sytuacji Kancelarię

reprezentował powołany przez ówczesnego Prezydenta Szef Kancelarii.

Legalność przekazania mebli i sprzętu z zasobów Kancelarii Prezydenta RP na rzecz

wyposażenia biura byłego Prezydenta nie znajduje umocowania na poziomie ustawowym.

Ustawa o uposażeniu byłego Prezydenta reguluje tylko sprawę przyznania mu środków

finansowych na „prowadzenie” biura. W tym zakresie odsyła do standardu poselskiego,

czyli formuły ryczałtu i zasad jego wypłacania i rozliczania.

Zwraca uwagę fakt przekazania na wyposażenia biura byłego Prezydenta oprócz mebli

i wyposażenia biurowego także artykuły gospodarstwa domowego i codziennego użytku.

V. ZAWIERANIE UMÓW NAJMU LOKALI POZOSTAJĄCYCH W DYSPOZYCJI KANCELARII

Zawarto umowy najmu lokali w kamienicy przy ulicy Baciarellego w Warszawie.

Mieszkania zostały wynajęte na rzecz byłego Prezydenta (do 30 czerwca 2016r.), byłego

Sekretarza Stanu (do 31 grudnia 2015r.) oraz byłego doradcę Prezydenta (do 31 grudnia

2015r.).

Należy podkreślić, że najemcy korzystają z lokali na korzystnych warunkach.

Za mieszkanie o powierzchni 141,03 m2 naliczany jest miesięczny czynsz (wraz z opłatami

eksploatacyjnymi) w wysokości 2 117,61 zł. Za kolejne mieszkania o powierzchni 102,92 m2

i 78,77 m2 naliczany jest comiesięczny czynsz obejmujący opłaty eksploatacyjne odpowiednio

w wysokości 1 468,39 zł i 1 312,23 zł.

Umowy najmu dla dawnych pracowników Kancelarii zostały zawarte w treści, wartości

i zakresie bez porozumienia z nowym Kierownictwem Kancelarii i znacząco ograniczyły

możliwość wykorzystania tych lokali na aktualne potrzeby urzędu.

Ponadto Biuro byłego Prezydenta RP korzystało bezumownie do 28 października 2015

roku z 51,44 m2 powierzchni magazynowych KPRP zlokalizowanych przy ul. Augustówka

6 w Warszawie. Kancelaria wystawiła fakturę biuru byłego Prezydenta.

VI. OFICYNY DREWNIANE, WCZEŚNIEJ W SKŁADZIE REZYDENCJI W WIŚLE

Zespół rezydencji Prezydenta RP „Zameczek” w Wiśle, obejmujący m.in. drewnianą

oficynę mieszkalną i gospodarczą został wpisany do rejestru zabytków 7 czerwca 1994r.

decyzją Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. Obecny stan oficyn najprawdopodobniej

uniemożliwia ich odtworzenie.

Decyzja Burmistrza Gminy Wisła o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania

dla Rezydencji przewidywała m.in. rozebranie Oficyny. Oficyna została rozebrana a na jej

miejscu zbudowano obecny budynek Gajówki. W dniu 14 lutego 2003 r. KPRP zawarła

umowę o nieodpłatne użyczenie Oficyny i jej umieszczenie na terenie skansenu „Stara

Drewutnia”. Pismem z dnia 23 sierpnia 2008 r. poinformowano KPRP o zbyciu

nieruchomości, na której był posadowiony Skansen. W tym samym piśmie wskazano,

ze Oficyna została rozebrana i odpowiednio zabezpieczona. W 2012 roku CO KPRP złożyło

wniosek o „zdjęcie” Oficyny ze stanu majątkowego Rezydencji z powodu zniszczenia

konstrukcji, które „uniemożliwia odtworzenie budynków w przyszłości”. Następnie, pismem

z 2 października 2012r. CO KPRP wskazało, że w zaistniałej sytuacji należy wystąpić

do Ministra Kultury z wnioskiem o wykreślenie Oficyny z rejestru zabytków. Od tamtej pory

sytuacja pozostaje nieuregulowana.

Konieczne jest zatem pilne uregulowanie stanu faktycznego zabytku.

3.2 NARZĘDZIA REALIZACJI ZADAŃ BIEŻĄCYCH KANCELARII

CYFRYZACJA URZĘDU

Za obsługę IT Kancelarii od listopada 2013 r. odpowiada jednostka podległa Kancelarii

tj. Centrum Obsługi KPRP. Zadaniem Centrum jest utrzymanie systemów informatycznych,

obsługa telekomunikacyjna i audiowizualna Kancelarii.

W wyniku analizy dostępnej dokumentacji audytowej z okresu 2013-2015 stwierdzone

zostały następujące słabości:

1. KPRP nie sprawowała nadzoru merytorycznego nad obszarem technologii

informatycznych, zarówno w warstwie sprzętowej, jak i aplikacyjnej;

2. Brak wiodącej roli KPRP w rozwoju i kształtowaniu infrastruktury IT;

3. KPRP nie posiada żadnego planu długoterminowego utrzymania systemów IT oraz

zapewnienia wymiany sprzętu. CO KPRP także nie wypracowało planów cyklicznej

wymiany sprzętu w celu zapewnienia ciągłości sprawności działania;

4. Uchybienia w obszarze dokumentowania eksploatowanych systemów IT oraz braku

formalnego przypisania odpowiedzialności za obszar bezpieczeństwa IT;

5. Brak polityk oraz procesów zarządzania urządzeniami mobilnymi.

W strategii rozwoju systemów IT w KPRP opracowywanej od lipca 2015 r. przez firmę

doradczą wskazano na konieczność ustanowienia nadzoru merytorycznego ze strony KPRP

w obszarze IT oraz odpowiedniego umocowania nadzoru nad IT w strukturach

organizacyjnych KPRP.

Dla prawidłowości wykonywania zadań Urzędu bardzo istotna jest terminowość obsługi

korespondencji. W Kancelarii proces ten nie jest obsługiwany w sposób zestandaryzowany.

Biuro Listów i Opinii Obywatelskich prowadziło ewidencję spraw w programie opartym

na Microsoft Access. Kilka biur (przykładowo Gabinet Prezydenta, Biuro Wystąpień

i Patronatów oraz Biuro Współpracy Instytucjonalnej) prowadziło ewidencję i monitorowało

odpowiedzi na pisma wchodzące przy użyciu systemów: Kores i Elektronicznego Zarządzania

Dokumentacją. Często to samo pismo wchodzące było kilkakrotnie i niezależnie od siebie

wprowadzane do wewnętrznego rejestru przez sekretariaty różnych biur.

Dodatkowo KPRP posiada konto na platformie ePUAP dające się wyszukiwać z użyciem

wyszukiwarki instytucji – jest to cecha typowa dla podmiotu publicznego, taka sama

jak dla podmiotów określonych w art. 2 ust.1 ustawy o informatyzacji działalności

podmiotów realizujących zadania publiczne. Jednocześnie KPRP nie posiada skrzynki ESP

z usługą „pismo ogólne”.

Od strony formalno-prawnej KPRP nie jest podmiotem realizującym zadania publiczne

zgodnie z wyłączeniem wynikającym z art. 2 ust 3 ustawy o informatyzacji działalności

podmiotów realizujących zadania publiczne. Dla korzystania z platformy ePUAP (na zasadach

podmiotu realizującego zadania publiczne) niezbędne jest zawarcie porozumienia

z Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji zgodnie z art. 19c ust.1 i 2 ww. ustawy.

Rozpoczęto uzgadnianie porozumienia jednak wobec odmiennych stanowisk KPRP oraz

MAC w kwietniu 2015r. zawieszono prace nad uzgadnianiem porozumienia.

Z przeprowadzonego audytu IT oraz z treści raportu zewnętrznej firmy doradczej wynika,

że obecna architektura wysokopoziomowa systemów teleinformatycznych KPRP

charakteryzuje się niskim poziomem integracji, co w sposób bezpośredni przekłada

się na wzrost kosztów obsługi i eksploatacji różnych systemów.

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

Zamówienia publiczne stanowią jedną z najważniejszych procedur ustanawiających

kontrolę nad wydatkowaniem środków publicznych. Zgodnie z wdrożonymi w Kancelarii

regulacjami wewnętrznymi w zakresie udzielania zamówień mają one na celu zapewnienie

gospodarnego, oszczędnego, celowego i zgodnego z przepisami prawa wydatkowania

środków publicznych.

Najsłabszymi stwierdzonymi stronami tego procesu są:

1. Brak planu zamówień publicznych;

2. Ustanawianie wyjątków wyłączających obowiązek przeprowadzania trybu

konkurencyjnego.

Ponadto w 2015 roku, już po rozstrzygnięciu wyborów prezydenckich, uruchomiono dwa

postępowania, które w sposób istotny wpływały na funkcjonowanie Kancelarii pod nowym

Kierownictwem:

1. Przetarg ograniczony na wykonanie modernizacji węzła cieplnego na terenie Pałacu

Prezydenckiego. Ogłoszenie opublikowano 26 maja 2015 roku, a informację o wyborze

najkorzystniejszej oferty podano 17 lipca 2015 roku. Umowę zawarto 31 lipca 2015 roku

z terminem realizacji 30.11.2015 roku. Na ten przedmiot zamówienia Kancelaria

ogłaszała dwukrotnie wcześniej postępowania: w 2013 r. (przetarg nieograniczony)

i w 2014 r. (przetarg ograniczony).

2. Przetarg ograniczony na modernizację (przebudowę) instalacji wentylacji i klimatyzacji

pomieszczeń Pałacu Prezydenckiego. Ogłoszenie opublikowano 26 maja 2015 roku.

Biorąc pod uwagę równoczesną realizację prac wymienionych w pkt 1 powyżej założone

terminy wykonania przedmiotowego przetargu wyłączyłyby możliwość korzystania

z Pałacu Prezydenckiego do końca 2015 roku. Zatem 13 sierpnia 2015 roku

unieważniono postępowanie.

FLOTA SAMOCHODOWA

Kancelaria Prezydenta dysponuje 66 pojazdami, o różnym przeznaczeniu.

Lp. rodzaj pojazdu rocznik

produkcji liczba

przebieg pojazdu (km)

od do

1 autobusy 1999 - 2002 2 116 990 117 945

2 samochody dostawcze 1998 - 2012 8 11 981 207 695

3 samochody dostawczo - osobowe 2001 - 2011 5 35 600 379 445

4 samochody osobowe 2002 - 2012 51 29 290 354 110

razem 66 11 981 379 445

Średni wiek pojazdów KPRP to 9 lat. Średni przebieg to ponad 170 tys. km, a najwyższe

przebiegi eksploatowanych pojazdów wynoszą ponad 350 tys. km.

WYDAWANIE UPOMINKÓW

W okresie od 1 stycznia do 6 sierpnia 2015 roku na zakup upominków Kancelaria wydała

łącznie 1 476 780 złotych. W tym między 10 maja a 5 sierpnia 2015 r. do magazynu

upominkowego dokonano zakupów na kwotę 211 804,91 zł, a z magazynu wydano upominki

o wartości 738 649,32 zł.

Uwagę zwracają zwłaszcza zakupy dokonane w lipcu 2015 r.

 dwa ekspresy do kawy – za łączną kwotę 3 500 zł brutto,

 4 laptopy Lenovo Y70-70, 11 tabletów Lenovo a10-70, 19 tabletów Lenovo A7-300

- za łączną kwotę brutto 32 255 złotych,

 zegarek - za 999 złotych

 sokowirówka Bosch - za 339 złotych

 parowar - za 519 złotych.

INWENTARYZACJA

Kierując się dążeniem do ustalenia stanu faktycznego składników majątkowych Kancelarii

powołano w sierpniu i we wrześniu 2015 roku na polecenie Szefa Kancelarii komisje

inwentaryzacyjne do przeprowadzenia spisów kontrolnych majątku ruchomego KPRP

w efekcie podjętego spisu z natury wykazano następujące niedobory:

1. PAŁAC PREZYDENCKI

Lp. Numer

inwentarzowy Nazwa

Data

przychodu

Wartość

ewidencyjna

Wycena

rzeczoznawcy

z dnia 28 września

2015 roku

1 000 000 002 806 Obraz olej

"Bydło na pastwisku" 22-02-1979 1,50 6 000,00

2 000 000 002 811

Obraz olej. aut.

R. Kochanowski

"Gęsiarka"

22-02-1979 1,20 12 000,00

3 000 000 002 338 Rzeźba mos. "Rycerz"

podst. marmur

06-05-1974 2,06 4 500,00

4 000 000 045 568 Miniwieża "Yamaha"

E730 21Y308509VX 11-12-2009 2 196,00 -

28 | S t r o n a

Ze względu na status ZABYTKU pozostałych środków trwałych wyszczególnionych pod poz.

1 - 3 powyżej oraz znaczną ich wartość w dniu 28 września 2015 roku skierowano sprawę

do Prokuratury Rejonowej Warszawa Śródmieście Północ.

2. REZYDENCJA PROMNIK

Lp. Numer

inwentarzowy Nazwa Data

przychodu

Wartość

ewidencyjna

1 000 000 051 578 Sokowirówka Moulinex

JU650G3E

05-08-

2014 499,00

UTYLIZACJA SKŁADNIKÓW MAJĄTKU RUCHOMEGO KPRP

Sposób postępowania ze zbędnymi lub zużytymi składnikami majątku ruchomego KPRP

regulują:

1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 maja 2010 roku w sprawie sposobu i trybu

gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone

są jednostki budżetowe (Dz. U. Nr 114, poz. 76),

2. Zarządzenie nr 12 Szefa KPRP z dnia 16 października 2012 roku w sprawie zasad i trybu

postępowania ze zbędnymi lub zużytymi składnikami majątku ruchomego KPRP

o wartości nieprzekraczającej 300 euro.

W 2015 roku odbyły się cztery posiedzenia Komisji do oceny przydatności zbędnych lub

zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego (powołanej Decyzją Szefa KPRP):

23 lutego, 30 marca, 19 maja i 1 lipca 2015 roku.

Z analizy dokumentacji stwierdzono istotne uchybienia w zakresie dokumentacyjnym,

jak i proceduralnym.

W trakcie działania Komisji do Oceny Zbędnych lub Zużytych Składników Majątku

Ruchomego stwierdzono w 2015 roku następujące zdarzenia, które wiązały się w sposób

bezpośredni z ryzykiem możliwości utraty majątku przez Urząd:

1. dokumentacja przekazywana przez osobę odpowiedzialną materialnie w zdecydowanej

większości obiektów objętych procesem utylizacji nie zawierała zdjęć danego składnika

– pomimo takiego obowiązku wynikającego z przepisów ww. Zarządzenia;

2. Komisja – pomimo uwagi z powyższego pkt 1 – zgodnie z treścią protokołów dokonywała

oględzin tylko niektórych przedmiotów przez wyznaczonych członków Komisji;

3. Komisja nie zamieszczała na stronie internetowej KPRP listy zużytych lub zbędnych

składników rzeczowych majątku ruchomego – pomimo, iż w świetle regulacji

wewnętrznych uznanie jakiegoś składnika majątku ruchomego za zużyty lub zbędny

i zarekomendowania formy jego zbycia w postaci sprzedaży albo darowizny, wymaga

każdorazowo zamieszczenia takiej informacji na stronie internetowej KPRP.

Konsekwencją działań Komisji do oceny zbędnych lub zużytych składników majątku

ruchomego było w dalszej kolejności podejmowanie czynności przez Komisję Likwidacyjną

w warunkach braku zgody Dyrektora nadzorującego proces utylizacji na delegowanie

członków Komisji Likwidacyjnej poza Warszawę do uczestniczenia w przekazywaniu

zlikwidowanych składników majątku firmie zajmującej się utylizacją. Dyrektor wskazywał,

iż przy takim przekazywaniu wystarczy obecność osoby odpowiedzialnej za majątek

i kierownika danego obiektu (Rezydencji).

Zarządzenie Szefa Kancelarii wskazuje priorytetowe formy pozbycia się składników

zużytego lub zbędnego mienia Kancelarii. W pierwszej kolejności należy podjąć działania

w celu sprzedaży tego mienia albo jego nieodpłatnego przekazania. Dopiero gdy przez okres

6 tygodni nie ma możliwości pozbycia się mienia w obu ww. formach – komisja może

zaproponować inny sposób zagospodarowania tego mienia (czyli może zaproponować

jego najem, dzierżawę, darowiznę) lub jego likwidację. Tymczasem likwidację składników

majątkowych KPRP przeprowadzano już po kilku dniach od zatwierdzenia Protokołów Komisji

do oceny zbędnych lub zużytych składników majątku ruchomego przez Zastępcę Szefa

Kancelarii.

Niezgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, w 2015 roku przeprowadzono

likwidację i utylizację 1 246 składników majątku zgłoszonych przez osoby odpowiedzialne

materialnie w poszczególnych obiektach KPRP o łącznej wartości ewidencyjnej 1 345 371,64

złotych.

Tabela: Struktura wiekowa i odpowiadająca jej wartość likwidowanych / utylizowanych w 2015 r.

składników majątku ruchomego Kancelarii dotycząca majątku niestarszego niż 8 letni

Lp. rok przyjęcia na

stan

liczba składników

majątku

wartość ewidencyjna

likwidowanych / utylizowanych

składników majątku *)

1 2014 8 8 721,41

2 2013 15 5 504,21

3 2012 34 19 378,90

4 2011 1 559,65

5 2010 18 3 486,18

6 2009 36 9 078,15

7 2008 18 6 602,23

8 2007 20 7 718,50

Razem 150 61 049,23

*) wartość ewidencyjna

Utylizacje, które się odbyły się w tym czasie obejmowały składniki majątku ruchomego

z różnych obiektów KPRP.

Podejrzenie możliwości zniszczenia lub przywłaszczenia mienia Skarbu Państwa pojawia

się w odniesieniu do likwidacji przeprowadzanych w dwóch Rezydencjach Kancelarii

Prezydenta RP: Promnik oraz Klarysew. Do majątku utylizowanego z tych Rezydencji odnosiły

się posiedzenia Komisji z 30 marca, 19 maja oraz 1 lipca 2015 roku.

. R e z y d e n c j a P r o m n i k Centrum Obsługi KPRP występowało w 2015 roku dwukrotnie ze zgłoszeniem o uruchomienie procedury oceny składników majątku ruchomego prowadzącego do likwidacji składników majątku: 1. 10 marca 2015 roku 2. 15 maja 2015 roku – kiedy wśród przeznaczonych do likwidacji składników majątku znalazły się rzeczy niestarsze niż 3 letnie, co prezentuje poniższa tabela:  Lp. Nazwa składnika Nr inwentarzowy Ilość sztuk Rok zakupu Wartość ewidencyjna 1 Blender Philips HR 1377 48607 1 2012 492,00 zł 2 Aparat telewizyjny LED LG 32LS3400 49978 1 2013 1 180,80 zł 3 Ekspres do kawy Saeco Royal Cappuccino 50854 1 2013 2 650,65 zł 4 Żelazko parowe Tefal Ultimate Anticalc 51579 1 2014 299,00 zł 5 Sokowirówka Bosch MES4000 51793 1 2014 519,00 zł 6 Blender Braun MQ775 Patisserie 51580 1 2014 349,00 zł 7 Szafa metalowa Novcan G-3/S1/14 51569 1 2014 2 105,00 zł 8 Ekspres do kawy Jura Impressa F8PB 51607 1 2014 4 299,99 zł W oparciu o Protokoły Komisji do Oceny Zbędnych lub Zużytych Składników Majątku Ruchomego Zastępca Szefa Kancelarii Prezydenta RP zaakceptował odpowiednio 31 marca 2015 roku oraz 20 maja 2015 roku wykazy składników majątku ruchomego Kancelarii Prezydenta RP z przeznaczeniem na likwidację. W następnej kolejności Komisja likwidacyjna sporządziła 6 Protokołów Likwidacyjnych obejmujących 223 składniki majątkowe o łącznej wartości ewidencyjnej 115 902,48 złotych, które zostały zaakceptowane przez ówczesnego Dyrektora nadzorującego sprawy administracyjne pomimo, iż Członkowie Komisji Likwidacyjnej nie uczestniczyli w likwidacji wskazanych składników majątku Skarbu Państwa. R e z y d e n c j a K l a r y s e w W 2015 roku zostały uruchomione przez Centrum Obsługi KPRP zgłoszeniami do KPRP dwie procedury: 1. z 18 marca 2015 roku obejmująca 127 składników majątku ruchomego, 2. z 27 maja 2015 roku obejmująca 403 składniki majątku ruchomego. Powyższe zgłoszenia zostały przekazane do rozpatrzenia do Komisji do Oceny Zbędnych lub Zużytych Składników Majątku Ruchomego, która w oparciu o niekompletną 32 | S t r o n a dokumentację (brak zdjęć likwidowanych składników majątku) zaproponowała likwidację 526 składników majątkowych, o łącznej wartości ewidencyjnej 529 595,81 złotych. Także w tym przypadku nie zamieszczono na stronie internetowej KPRP listy zużytych lub zbędnych składników rzeczowych majątku ruchomego. Komisja Likwidacyjna nie została oddelegowana do Rezydencji Klarysew celem uczestniczenia w utylizacji składników majątku Kancelarii ze względu na brak zgody ze strony ówczesnego Dyrektora Biura Administracyjno-Finansowego. Tylko jeden z członków komisji był obecny (bez poinformowania o tym fakcie ówczesnego przełożonego) przy rozpoczęciu w dniu 8 lipca 2015 roku pierwszego z czterech załadunków likwidowanego mienia. Z dokonanych ustaleń wynika, że nie wszystkie przeznaczone do utylizacji, odebrane protokolarnie przez firmę dokonującą utylizacji, zostały zlikwidowane. Z prowadzonego rejestru gości w Rezydencji Klarysew wynika, iż w dniu 7 sierpnia 2015 roku ówczesny kierownik Rezydencji w Promniku wywiózł metalowe regały Przedmiotowe metalowe regały nie znajdują się obecnie na stanie Rezydencji Promnik, co zostało potwierdzone przez Komisję inwentaryzacyjną wykonującą spis z natury w dniach 29 września – 6 października 2015r. Firma odbierająca likwidowane składniki majątku potwierdziła odbiór wszystkich metalowych regałów, które były zgłoszone do likwidacji, pomimo, iż jak wykazano powyżej część z nich nie trafiła do likwidacji. W wyniku inwentaryzacji w dniach 27-29 październiku 2015 roku w Rezydencji Klarysew Komisja Inwentaryzacyjna udokumentowała nadwyżki składników majątkowych (szafy, stół, taborety, obraz). Ze względu na dobry stan spisanych obiektów Komisja zaproponowała ponowne ich ujęcie w ewidencji KPRP. Podobnie jak w przypadku regałów tak i tym ww. składniki majątku Skarbu Państwa zostały potwierdzone przez firmę odbierającą zlikwidowane mienie, jako odebrane przez nią i zlikwidowane. Ze względu na powyższe ustalenia zasadnym jest skierowanie stosownego zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Skutkiem przeprowadzonych likwidacji majątku KPRP są dwie całkowicie opustoszałe wille w Klarysewie, które w obecnym stanie nie mogą być wykorzystywane przez Kancelarię bez poniesienia znaczących nakładów zarówno na remont, jak i wyposażenie. ZABEZPIECZENIE SPRZĘTU O SPECJALNYM PRZEZNACZENIU Nie wiadomo kiedy zagubiono jeden zestaw i część drugiego zestawu mobilnego niejawnego systemu Sieci Łączności Rządowej CATEL będących w posiadaniu Szefa Gabinetu Prezydenta RP oraz Szefa Kancelarii Prezydenta RP:  Szef Gabinetu Prezydenta RP zagubił cały zestaw telefoniczny sieci CATEL,  Szef Kancelarii Prezydenta RP nie zwrócił jednego z elementów zestawu – tokena RSA. Braki zostały stwierdzone w ostatnich dniach urzędowania odchodzącego kierownictwa . REALIZACJA ZADAŃ BIEŻĄCYCH W wyniku przedstawionych przez komórki organizacyjne informacji o stanie prac na 6 sierpnia 2015 r. nie ujawniono spraw zaległych i przeterminowanych. POZOSTAŁE DZIAŁANIA Weryfikacji poddano ochronę danych osobowych oraz zapewnienie osobom niepełnosprawnym dostępu do strony internetowej www.prezydent.pl. Z analiz dostępnej dokumentacji w Kancelarii oraz wyjaśnień odpowiednich służb wynika, że organizacja wypełniła najważniejsze obowiązki związane z ochroną danych osobowych na poziomie organizacyjnym. Przede wszystkim opracowana została w 2008 r. Instrukcja Zarządzania Systemami Informatycznymi – Polityka Bezpieczeństwa Teleinformatycznego w Kancelarii Prezydenta RP, regulująca podstawowe zasady ochrony danych osobowych oraz wykonywania przez pracowników, kierownictwo oraz administratora obowiązków w tym zakresie. Pozytywnie należy ocenić również zapewnienie osobom niepełnosprawnym dostępu do strony internetowej www.prezydent.pl. Rekomendacje: 1. Wdrożyć zarządzanie projektowe. Niezbędne jest przygotowanie Urzędu do realizacji krótko – i długookresowych projektów. 2. Zmienić politykę rachunkowości pozwalającą na grupowanie kosztów/wydatków według zadań, ale również przypisywanie ich do realizowanych projektów. 3. Wesprzeć zarządzanie na uznanych metodykach zarządczych i przeprowadzić szkolenia z tego obszaru. 4. Uporządkować zasady użyczania środków na wyposażenie biur byłych prezydentów. 5. Przekształcić EZD w podstawowy system zarzadzania dokumentacją lub dokonać wyboru innego oprogramowania. 6. Wprowadzić obowiązek opracowywania corocznych planów zamówień publicznych. 7. Zweryfikować procedury udzielania zamówień. 8. Ograniczyć przypadki wskazywania wykonawcy zlecenia z pominięciem procedury zapewniającej konkurencyjność. 9. Zoptymalizować flotę pojazdów i określić faktyczne zapotrzebowanie oraz ograniczyć o 20% liczbę wykorzystywanych pojazdów osobowych oraz stopniowo wymienić pozostałą flotę. 10. Opracować politykę upominkową. 11. Zweryfikować wewnętrzne przepisy prawa dotyczące zasad powierzania majątku ruchomego pracownikom, którzy faktycznie je użytkują. 12. Wdrożyć bezwarunkowe przestrzeganie regulacji związanych z likwidacją i utylizacją zbędnych lub zużytych składników majątku ruchomego Kancelarii i wprowadzić bieżący monitoring tego procesu. 13. Podnieść poziom rozwiązań teleinformatycznych pozwalających usprawnić pracę. 14. Zwiększyć nakłady na szkolenia dla pracowników w obszarach zidentyfikowanych w Raporcie ryzyk, celem ich minimalizacji lub wykluczenia.

PODSUMOWANIE Zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Poniższa tabela ilustruje stan wybranych obszarów zarządczych Kancelarii na 6 sierpnia 2015 r.

[tabela w załączniku]